Ich fordere das Anforderungsprofil!

Ein gutes Anforderungsprofil kostet Mühe, aber die Mühe trägt reichlich Früchte. Angesichts vieler hemdsärmeliger und damit unverantwortlicher Entscheidungen im Recruiting fordere ich sogar: Das Anforderungsprofil sollte Pflicht sein, als Standard für eine solide Personalauswahl. Hier erfährst du, wie du schnell und sicher ein gutes Anforderungsprofil erstellst.

Was ist ein Anforderungsprofil?

Wie soll er sein, der Mensch, der die Anforderungen einer Stelle bestens erfüllt? Diese Frage ist für Unternehmen entscheidend, denn die richtige Stellenbesetzung bestimmt den Erfolg wie kaum ein anderer Faktor. Genau das hält das Anforderungsprofil fest, und zwar auf zwei Ebenen:

• formale, fachliche und methodische Qualifikationen sowie
• persönliche Fähigkeiten und Eigenschaften (Kompetenzen).

Liegt ein solches Profil vor, lässt sich die Passung zwischen Mensch und Stelle relativ einfach abgleichen. Abzugrenzen sind drei andere Instrumente:

• Stellenbeschreibung: Sie beschreibt die Erwartungen und Ergebnisse, die mit einer Stelle verbunden sind. Das Anforderungsprofil klärt dagegen, was jemand mitbringen sollte, um diese Ergebnisse zu erreichen.
• Stellenanalyse: Auch Anforderungs- oder Arbeitsplatzanalyse genannt. Sie zeigt genauer, was wie zu tun ist, um die Ergebnisse zu erreichen. Das Anforderungsprofil überträgt Beschreibung und Analyse in das gesuchte Profil.
• Kompetenzmodelle: Manche Unternehmen haben aus den unzähligen möglichen Kompetenzen eigene Sets zusammengestellt, die idealerweise auch ihre Kultur spiegeln. Darauf aufbauend fällt das Anforderungsprofil leichter. Es besteht aber die Gefahr der Einengung. Ich rate zu einfachen Grundmodellen, die jederzeit Platz für zusätzliche Kompetenzen lassen.

Warum sind Anforderungsprofile so wichtig?

Das Anforderungsprofil ist der rote Faden einer erfolgreichen Stellenbesetzung. Dafür gibt es gute Gründe.

Klarheit, Orientierung und Verbindlichkeit

Alle, die direkt oder indirekt an der Besetzung beteiligt sind, brauchen Klarheit. Ein gutes Anforderungsprofil gibt Orientierung, dokumentiert die Abstimmung zwischen den Beteiligten und schafft Verbindlichkeit. Beteiligt sind typischerweise:

• die bisherige Stelleninhaberin oder der bisherige Stelleninhaber
• Vorgesetzte und deren Vorgesetzte
• weitere Führungskräfte
• HR
• der Betriebsrat
• gegebenenfalls eine Personalberatung
• die Unternehmensleitung
• die Bewerbenden

Grundlage für Stellenanzeige und Vorauswahl

Zusammen mit der Stellenbeschreibung liefert das Anforderungsprofil alle Informationen für die Stellenanzeige oder das Briefing einer externen Personalsuche. Du musst nur noch die wichtigsten Punkte auswählen und ansprechend formulieren. Auch die Vorauswahl gelingt mit einem klaren Profil punktgenau und effizient. Und Interessierte können sich mit einer Version für Externe ein klares Bild machen.

Leitfaden für Gespräche

Ein gutes Anforderungsprofil dient als Blaupause für Vorstellungsgespräche. Wenn du die Anforderungen sinnvoll ansprichst und geschickt miteinander verknüpfst, erreichst du mit weniger Zeit eine höhere Gesprächsqualität.

Soll-Ist-Vergleich und Entscheidung

Im Gespräch vergleichst du die gewünschten mit den tatsächlichen Eigenschaften und Kompetenzen: Passt die Person zur Position? Wenn nicht, woran liegt es? Wenn ja, welche Stärken stechen heraus? Und wo braucht es Unterstützung bei der Einarbeitung oder Weiterbildung?

Ein sorgfältiges Anforderungsprofil führt zu besseren Entscheidungen, weil klar ist, was gesucht wird. Selbst wenn am Ende drei Menschen die Anforderungen erfüllen, zeigt sich schnell, wer die Messlatte wie deutlich überspringt.

So erstellst du ein professionelles Anforderungsprofil

Es gibt viele Wege zu einem guten Anforderungsprofil. Hier mein Vorgehen, das sich über viele Jahre bewährt hat. Es verläuft in drei Schritten:

1. Kriterien sammeln,
2. Kompetenzen mit der Wertematrix bestimmen und ordnen,
3. die Ergebnisse messbar machen, um Soll und Ist vergleichen zu können.

1. Kriterien sammeln

Nimm vorhandenes Material und ergänze es. Es gibt im Wesentlichen drei Quellen:

• bestehende Stellenbeschreibungen, -analysen und -anzeigen: einfach alles Relevante farbig markieren,
• Gespräche mit Vorgesetzten und anderen Mitarbeitenden über die gewünschten Fähigkeiten,
• dein eigener Kopf, der alles aufnimmt, weitere Kriterien ergänzt und Vorhandenes handhabbar macht.

2. Kompetenzen bestimmen und zuordnen

Welche Kompetenzen, also Fähigkeiten und Sachverstand, braucht es, um die Ergebnisse der Stelle zu erreichen? Materielle und organisatorische Ressourcen bleiben zunächst außen vor. Es geht darum, was die Person mitbringen soll. Es gibt unzählige menschliche Kompetenzen, zum Beispiel:

• Fachkompetenz
• zwischenmenschliche Kompetenz
• Verhandlungsgeschick
• Ergebnisorientierung
• Führungskompetenz
• Durchsetzungsvermögen
• analytisch-konzeptionelle Kompetenz
• strategische Kompetenz
• Innovationskraft
• Selbstreflexion
• pragmatisches Denken
• Zeitmanagement

Achtung bei der Fachkompetenz: Vorgesetzte stellen sie gern sehr in den Vordergrund. Lass dir immer erklären, warum es genau diesen Grad an Expertise braucht. Fehlendes Wissen lässt sich oft schnell vermitteln. Und ist die Latte zu hoch gelegt, findest du am Markt womöglich niemanden.

Für die Persönlichkeitseigenschaften, die über Passung und Erfolg entscheiden, haben viele Unternehmen eigene, teils komplexe Modelle. Ich empfehle eine einfache Struktur nach der Wertematrix von Robert S. Hartman, mit der wir bei profilingvalues seit Langem erfolgreich arbeiten.

Aus praktischen Gründen solltest du höchstens rund 20 Kompetenzen aus unterschiedlichen Wertebereichen benennen. Dazu kommen formale Anforderungen wie Ausbildung, Gehalt oder Wohnort, gesondert aufgelistet und höchstens fünf. Und schließlich „Nice-to-have“-Kriterien, etwa zusätzliche Sprachen, Fachzertifikate oder bestimmte Methodenkenntnisse, die du separat betrachtest.

3. Kriterien messbar machen

Erst wenn die Kriterien messbar sind, kannst du das Profil im Auswahlprozess sinnvoll nutzen, etwa nach einem Vorstellungsgespräch. Es gibt zwei Varianten:

• Basisvariante: erfüllt oder nicht erfüllt. Einfach, schnell und klar.
• Differenzierte Variante: Für jedes Kriterium gibt es eine Skala, häufig von null bis neun, auf der Soll und Ist eingetragen werden. Aufwendiger, aber feiner. Sie lohnt sich bei Stellen mit hoher Verantwortung, weil sie gute Argumente für die Diskussion liefert. Bei einfachen Stellen kann sie überdimensioniert sein.

Alles Wesentliche auf einen Blick

Ein Anforderungsprofil sollte alles Wesentliche auf einen Blick zeigen. Ich beschränke mich auf eine Seite, denn zu viele Kriterien verwirren eher, als dass sie zu besseren Entscheidungen führen.

Vorlage nutzen

Meine Vorlage hat acht Felder. Die ersten sechs entsprechen der Wertematrix von Robert S. Hartman. Rechts daneben stehen oben die formalen Kriterien und unten die Nice-to-haves. Die Skalierung folgt der Legende, und überall ist etwas Platz für Bemerkungen.

Mehr Detailtiefe braucht es nicht, denn alles andere steht in Stellenbeschreibung und Stellenanalyse. Diese Dokumente sollten deshalb während des gesamten Auswahlprozesses griffbereit sein.

Rückmeldung einholen

Bezieh die Beteiligten von Anfang an ein und bitte sie um Rückmeldung zu deinem ersten Entwurf. Mach dir bewusst: Welche Kriterien du benennst und wie du sie gewichtest, ist immer auch eine Frage des persönlichen Ermessens. Richtig und falsch gibt es hier nicht unbedingt. Umso besser, wenn mehrere Blickwinkel die Qualität erhöhen.

Drei typische Fehler

Wunschkonzert: die eierlegende Wollmilchsau

Ein Anforderungsprofil dient dazu, die Passung eines Menschen für eine bestimmte Stelle zu beurteilen. Ein paar Kriterien hinzuwerfen und fertig, wäre grob fahrlässig. Ebenso unsinnig ist es, sich mit zu viel des Guten absichern zu wollen. Zu viele und zu hoch angesetzte Kriterien führen zu schlechten Besetzungen und Frust.

Menschen sind komplex und einzigartig. Man darf sie nicht wie ein Produkt betrachten, bei dem man Fehler ausmerzt und die Ansprüche immer höher schraubt. Sonst lässt sich am Ende jede Person mit dem Hinweis ablehnen, ein Kriterium sei nicht erfüllt. Hier muss gesunder Menschenverstand regieren. Meine Erfahrung: Mit weniger als einem Dutzend Kriterien wird es zu grob. Rund 20 sind ein gutes Maß, spätestens bei 30 ist die Obergrenze erreicht.

Zu viel Information

Manchmal werden einzelne Kriterien so mit Details überfrachtet, dass man mehrere kaum noch gleichzeitig im Blick behält. Unsere Auffassungsgabe ist begrenzt, wir brauchen Struktur und Klarheit. Die erreichst du mit einer klaren Aufgabenteilung:

• Stellenbeschreibung: Welche Ergebnisse werden gebraucht? Schlank, auf den Punkt, schnell zu erfassen.
• Stellenanalyse: Wie lassen sich die Ergebnisse im Zusammenhang erreichen? Hier darf es ausführlicher sein, denn es geht um die ganze Komplexität, vor allem die zwischenmenschliche.
• Anforderungsprofil: Welche menschlichen Kompetenzen braucht es dafür? Hier geht es um Verdichtung. Klare Entscheidungen, auf einen Blick zu erfassen.

Bildlich gesprochen: Die Stellenbeschreibung zeigt, was die Hände schaffen. Die Stellenanalyse zeigt, wie der ganze Organismus mit Emotion und Intuition zusammenwirkt, Herz und Bauch also. Und das Anforderungsprofil hilft dem Kopf, Entscheidungen strukturiert vorzubereiten.

Unkonkrete Formulierungen

Begriffe wie „Organisationstalent“ oder „Führungspersönlichkeit“ sagen nicht eindeutig, was gesucht wird, und bleiben damit unverbindlich. Ein Anforderungsprofil darf nicht plaudern. Die Formulierungen müssen hieb- und stichfest sein, „to the point“.

Zwei Beispiele

Jetzt bist du gut gerüstet, um selbst Anforderungsprofile zu erstellen. Weitere Anregungen geben dir die zwei Beispiele: eine Vertriebsleitung und eine Fachkraft in der Buchhaltung.