Bewerbungsgespräche führen: ein Leitfaden in sechs Phasen

Das Bewerbungsgespräch ist eines der wichtigsten Auswahlverfahren überhaupt. Aussagekräftig ist es aber nur, wenn es systematisch geführt wird. Ohne klares Vorgehen schleichen sich schnell Fehler ein, die im schlimmsten Fall zu Fehlbesetzungen führen. Dieser Leitfaden führt dich in sechs Phasen durch ein gutes Gespräch.

Phase 1: Vorbereitung und Eröffnung

Prüfe die Bewerbungsunterlagen vorher sorgfältig, damit du im Gespräch darauf eingehen kannst. Überleg dir auch, wo das Gespräch stattfindet und mit welcher Haltung du hineingehst.

Keine Nebensachen: Humor und Ort

Ein Bewerbungsgespräch ist keine flapsige Angelegenheit, muss aber auch nicht bierernst sein. Wer sich locker, schlagfertig und mit Humor zeigt, gewinnt andere für sich und die Sache. Beim gemeinsamen Lachen geht es nicht nur um Humor. Es geht ums Loslassen, um das Gefühl, dazuzugehören, und um die Fähigkeit, auch schwierigen Fakten so zu begegnen, dass sie einen nicht niederdrücken.

Auch der Ort hat Bedeutung. Ein stickiges Kabuff, die Kantine oder die Produktionshalle scheiden aus. Ein Rundgang am Rande des Gesprächs ist dagegen eine sinnvolle Ergänzung: Die Bewerbenden bekommen Einblick in Technik, Abläufe, Atmosphäre und Kultur. Und du siehst direkt, wie sie mit neuen Umgebungen und fremden Menschen umgehen.

Am besten eignen sich geräumige Besprechungszimmer, in denen man sich zwanglos zusammensetzen kann. Setz mindestens eine Person aus dem Unternehmen über Eck zur bewerbenden Person. Ein direktes Gegenüber erschwert Lockerheit und Offenheit eher. Mehrere Personen in einer Reihe gegenüber, wie ein Tribunal, sind ein No-Go. Und sorg für genug Getränke und guten Kaffee und Tee.

Die Eröffnung: die „4 Gs“

Für den Einstieg haben sich die „4 Gs“ bewährt, die du am besten vorab allen Beteiligten mitteilst:

1. Gesprächsteilnehmer: Sind weitere Personen dabei, stell sie vor und erkläre, warum sie da sind.
2. Gesprächszweck: Klingt banal, sollte aber ausgesprochen werden, etwa: „Wir treffen uns heute, um herauszufinden, ob Sie, die Stelle und das Unternehmen gut zusammenpassen, damit beide Seiten profitieren.“
3. Gesprächsziel: Was soll heute erreicht werden, und wie geht es danach weiter? Zum Beispiel: „Ich möchte, dass wir heute genug voneinander erfahren, um die Passung gut einschätzen zu können.“
4. Gesprächsdauer: Nenne eine Maximalzeit, etwa „bis zu einer Stunde“. Sind die Ziele früher erreicht, beendest du das Gespräch, ohne dem weiteren Verlauf vorzugreifen.

Phase 2: Deine eigene Vorstellung

Halte dich bei deiner Vorstellung kurz. Bewährt hat sich der „Elevator Pitch“: In 60 bis 90 Sekunden stellst du die wichtigsten Aspekte der Stelle vor.

Warum so kurz? Meine Faustregel lautet: etwa ein Drittel eigener Redeanteil, auf keinen Fall mehr als die Hälfte. Für extrovertierte Menschen ist das gar nicht so einfach. Aber du willst ja etwas erfahren. Fordere dein Gegenüber auch auf, Fragen zu stellen. So erkennst du, ob sich die Person mit den Anforderungen auseinandergesetzt hat, ob sie wissbegierig ist und wirklich herausfinden will, ob die Stelle zu ihr passt.

Phase 3: Deine Fragen an die bewerbende Person

Systematisch fragen

Mein erster Chef, ein Hochschullehrer, sagte gern: „Es gibt keine dummen Fragen, nur dumme Antworten.“ In der Geschäftswelt gibt es aber sehr wohl dumme Fragen, mit denen man beim Gegenüber an Ansehen verliert. Hier sieben Ideen für gute Fragen mit Beispielen:

• Blick von außen: „Was sagen wohl Ihre Mitarbeitenden, wenn Sie sehr ambitionierte Ziele fordern?“ oder „Wenn Ihre Kollegin hier wäre, wie würde sie den Führungsstil Ihrer gemeinsamen Vorgesetzten beschreiben?“
• Verschiebung in die Zukunft: „Angenommen, wir treffen uns sechs Monate nach Ihrem Start wieder, und ich frage Sie, ob es die richtige Entscheidung war. Was würden Sie mir im besten Fall erzählen?“
• Überprüfbarkeit: „Woran werden Sie merken, dass Sie sich in der neuen Aufgabe wohlfühlen?“ oder „Was brauchen Sie, um Ihre Stärken gut auszuspielen?“
• Begründungen: „Wie erklären Sie sich, dass Demotivation entsteht, dass immer wieder dieselben Fehler passieren oder dass Führung manchmal wunderbar klappt?“
• Besonderheiten: „Woran erkennen Sie, dass die wöchentlichen Meetings mit Ihrem Team immer besser laufen?“
• Wechsel des Blickwinkels: „Wie würde jemand anderes Ihre Art zu kommunizieren beschreiben?“
• Eigenschaften sichtbar machen: „Was tun schwer zu führende Mitarbeitende, wenn sie wütend sind?“, „In welchen Situationen kommen Sie richtig in den Flow?“ oder „Wann fühlen Sie sich ausgebremst?“

Bei Gesprächen mit höheren Führungskräften bringen diese drei Fragen oft gute Erkenntnisse:

• „Wenn Sie die Zeit zurückdrehen könnten: Würden Sie in den vergangenen fünf Jahren etwas anders machen?“
• „Auf einer Skala von eins bis zehn: Wie weit sind Sie schon der Mensch, der Sie gern sein möchten?“
• „Sagen Sie mir, warum ich Sie nicht auf diese Position setzen sollte.“

Fragen helfen nur, wenn sie zum laufenden Gespräch passen und aufeinander aufbauen. Schlecht läuft es, wenn Bewerbende das Gefühl haben, nach Schema F mit zusammenhanglosen Fragen abgefragt zu werden. Ein hervorragendes Bewerbungsgespräch fühlt sich für beide Seiten wie ein Geschäftsgespräch auf Augenhöhe an.

Werte systematisch erfassen

Um die Passung zwischen Person, Stelle und Unternehmen einzuschätzen, kannst du die Wertematrix nach Robert S. Hartman nutzen. Wer versteht, mit welchem Wertesystem ein Mensch durchs Leben geht, tut sich damit deutlich leichter. Gibt es bereits formulierte Unternehmenswerte, bezieh sie mit ein. Je klarer sie in tägliches Verhalten übersetzt sind, desto besser lassen sie sich mit passenden Fragen überprüfen.

Leicht ist das nicht: Es gibt unzählige konkrete Werte, die oft Assoziationen auslösen, aber selten klar definiert und voneinander abgegrenzt sind. Genau hier hilft eine Systematik.

Gewünschte Kompetenzen und Persönlichkeitseigenschaften

Kompetenzbasierte Interviews arbeiten mit einer ausgefeilten Fragetechnik. Die Schwierigkeit liegt in der Fülle möglicher Anforderungen, die schnell in die Dutzende gehen. Auch hier hilft die Logik der Wertematrix. Oder du nimmst gezielt einige wenige Kompetenzen in den Blick und fragst sie passend ab.

Phase 4: Die Fragen der bewerbenden Person

Jetzt spielst du den Ball zurück. Gib deinem Gegenüber Raum für Fragen, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind, statt Informationen mit der Gießkanne zu verteilen. Ermutige zu weiteren Fragen und antworte auf den Punkt und empathisch. Das schafft eine offene, vertrauensvolle Atmosphäre. Notiere dir in dieser Phase auch deine Eindrücke. Sie helfen dir später bei der Bewertung.

Phase 5: Abschluss des Gesprächs

Gib einen Überblick über den weiteren Ablauf: Wann meldet ihr euch, welche Schritte folgen, und welche formalen und vertraglichen Fragen sind noch offen? Arbeitsbeginn, Wochenstunden und Gehalt gehören dazu. Lass hier keine Unklarheiten stehen.

Bedank dich zum Schluss für die Zeit und verabschiede dich. Nimm dir direkt danach ein paar Minuten, um deine Notizen zu ordnen und erste Schlussfolgerungen festzuhalten.

Phase 6: Bewertung und Entscheidung

Auch die Auswertung braucht Struktur. Am Ende entscheidet zwar oft die Emotion, aber vorher lassen sich durchaus rationale Überlegungen anstellen, die mit einfließen. Ist eine Entscheidung erst einmal gefallen, versuchen wir, sie im Nachhinein verstandesmäßig zu rechtfertigen, und kehren emotionale Aspekte gern unter den Tisch.

Hier hilft ein sauberes Anforderungsprofil. Hast du die entscheidenden Kriterien der Stelle vorab herausgearbeitet, ist ein einfacher Abgleich möglich. Das schafft Objektivität, vermeidet ungerechte Entscheidungen und gibt dir selbst mehr Sicherheit. Auch hier leistet die Wertematrix gute Dienste. Denn Objektivität schafft Chancengleichheit.

Entscheide nie allein aus dem Bauch heraus, aber auch nie gegen ihn.

Drei Fehler, die ein Bewerbungsgespräch kippen lassen

1. Sich selbst und das Unternehmen in den Mittelpunkt stellen

Gesundes Selbstbewusstsein ist gut, übersteigertes nicht. Die Mission deines Unternehmens mag noch so wichtig sein, sie ist nicht der Nabel der Welt. Ich hatte einmal eine weltweit bekannte Marke als Kunden, bei der Bewerbende nach den Gesprächen regelmäßig sagten: „Das ist ja wie bei einer Sekte.“ Eine Überidentifikation mit Rolle und Unternehmen schreckt ab. Sei bescheiden, aber klar in deinen Zielen. Und halte dich an einen Grundsatz von Robert S. Hartman:

Die Unternehmen sind für die Menschen da und nicht umgekehrt.

2. Sich um Kopf und Kragen reden

Diesen Spruch kenne ich aus meiner Zeit als Personalberater. Wenn Bewerbende eine Antwort nicht sauber beenden und eine kurze Stille nicht aushalten, reden sie weiter, und zwar genau im Sinne dieser Redewendung.

Als gesprächsführende Person bist du genauso gefährdet. Ein zu hoher Redeanteil kostet dich entscheidende Punkte, gerade wenn gute Leute knapp sind. Du kannst ganz entspannt dasitzen und zuhören. Top-Leute haben in der Regel mehrere gute Angebote. Je mehr sie spüren, dass du dich ehrlich für sie interessierst, desto attraktiver wird die Stelle für sie.

3. Zu viel Präsentation und abgedroschene Fragen

Broschüren, Jahresberichte oder Publikationen kannst du gern zum Schluss mitgeben. PowerPoint während des Gesprächs ist für mich dagegen tabu. Flipchart, Pinnwand oder ein paar ausgedruckte Seiten sind in Ordnung.

Der Denkfehler liegt in der Annahme, das Gespräch diene vor allem dazu, Informationen zu vermitteln. Daten und Fakten sind aber nur das Vehikel, um sich ein besseres Bild voneinander zu machen. Im Mittelpunkt stehen die Menschen: Entscheidend ist das „Wie“ und ob das „Warum“ auf beiden Seiten authentisch rüberkommt.

Zum inneren Abschalten führen abgedroschene Fragen wie diese:

• Erzählen Sie mal etwas über sich.
• Erläutern Sie bitte Ihren Lebenslauf.
• Nennen Sie mir Ihre drei wichtigsten Stärken.
• Welche Schwächen haben Sie?
• Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?

Sei auch vorsichtig mit sogenannten Brainteasern. Sie sind in Mode gekommen, gelten wissenschaftlich aber als wenig aussagekräftig. Ich hätte selbst keine Lust, im Bewerbungsgespräch Rätsel zu lösen. Manche Fragen sind ein absolutes No-Go, etwa: „Wie bringt man eine Giraffe in den Kühlschrank?“ Die Frage, wie viele Klavierstimmer es in Berlin gibt, kann immerhin zeigen, wie jemand an Probleme herangeht. Anders bei „Wie schwer ist Hamburg?“: Diese Daten hat niemand, und niemand braucht sie.

Bewerbende fühlen sich bei solchen Spielchen schnell veralbert. Wenn es ausgerechnet die Menschen sind, die am besten gepasst hätten, schadest du dir selbst enorm.

Und denk daran: Die Frage nach dem Sinn der eigenen Arbeit ist heute präsenter denn je. Es geht nicht nur um Nutzen, sondern vor allem um Emotionen. Das große Ganze und der Sinn im gesellschaftlichen Zusammenhang wollen Bewerbende nicht nur sachlich erklärt bekommen. Sie wollen sie spüren.